پادکستهااولویتبندی کارها چقدر در موفقیتمان موثر است؟
اولویت‌بندی کارها چقدر اهمیت دارد؟
اولویت‌بندی کارها یکی از کلیدی‌ترین مهارت‌ها در مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری است. در دنیای امروز که با انبوهی از وظایف و مسئولیت‌ها مواجهیم، توانایی تشخیص و تمرکز بر مهم‌ترین کارها، می‌تواند تفاوت زیادی در نتیجه‌گیری و موفقیت ایجاد کند. اولویت‌بندی کارها به ما این امکان را می‌دهد که انرژی و زمان خود را به نحو مؤثری مدیریت کنیم و از استرس ناشی از انجام کارها به‌صورت تصادفی یا بی‌برنامه جلوگیری کنیم. با تعیین اولویت‌ها، می‌توانیم اهداف کلیدی را شناسایی کرده و با تمرکز بر آن‌ها، به دستیابی به نتایج مطلوب و بهبود عملکرد کلی خود بپردازیم.
همان‌طور که می‌دانید تاکنون مقالات و کتاب‌های زیادی در مورد مدیریت زمان نوشته‌شده است. اغلب این منابع تأکیدشان روی این واقعیت مهم است که همه ما در شبانه‌روز 24 ساعت وقت داریم، نه بیشتر و نه کمتر! ولی چرا بعضی‌ها همیشه از کارهایشان عقب هستند و برخی هم باوجوداینکه حتی در مواردی افراد پرمشغله‌تری نسبت گروه اول هم هستند، همه کارهایشان را به‌موقع به انجام می‌رسانند؟ اینجاست که به اهمیت اولویت‌بندی کارها پی می‌بریم. انجام کارهای مهم‌تر و موثرتر در زمانهایی که در اختیار داریم، می‌تواند تاثیر بیشتری در زندگی هر یک از ما داشته باشد.
تفاوت افراد موفق و غیرموفق در چیست؟
آیا آن‌هایی که در این مسیر موفق عمل می‌کنند، توانایی انجام سریعتر کارها را دارند؟
یا شاید برای انجام کارها میانبرهایی می‌شناسند که بقیه افراد از آن‌ها بی‌خبرند؟
آیا مهارت‌های خاصی در انجام کارها و به سرانجام رساندن آن‌ها دارند؟
همه این‌ها می‌توانند درست باشند و ازجمله عوامل موفقیت افراد موفق در انجام به‌موقع کارهایشان باشد. ولی عامل دیگری هم وجود دارد که بسیار مهم‌تر از این‌ها هستند. و آن چیزی نیست جز اولویت‌بندی کارها. بسیاری از افراد غیر موفق اغلب اوقات، خواسته یا ناخواسته به اتلاف وقت مشغول‌اند و از زمانهایی که در اختیار دارند به‌خوبی استفاده نمی‌کنند.
این اتلاف وقت در افراد مختلف به صورت‌های متفاوتی انجام می‌شود. دراینجا اتلاف وقت را به 3 روش عمده تقسم کرده‌ام.
3 روش عمده اتلاف وقت در افراد مختلف
1- تنبلی بیمارگونه و انجام ندادن کارها
2- انجام کارها به‌صورت ناقص
3- انجام کارهای کم‌اهمیت
1- تنبلی بیمارگونه و انجام ندادن کارها
افرادی که در این گروه هستند. وظایف و کارهایی را که باید انجام دهند، انجام نمی‌دهند. این انجام ندادن کارها هم در افراد مختلف می‌تواند دلایل متفاوتی داشته باشد.
الف. برخی از این افراد به دلیل افسردگی، بی‌انگیزگی و یا به هر دلیل دیگری، حال و حوصله انجام کارها را ندارند و در اغلب اوقات مشغول استراحت هستند. برای این گروه از افراد انجام کارها اهمیت خاصی ندارد.
ب. تعدادی دیگر از افراد این گروه دچار مشکل به تعویق انداختن کارها هستند. این افراد به اهمیت انجام کارها واقف هستند و می‌خواهند کارها را به انجام برسانند، ولی انجام کارها را به آینده موکول می‌کنند. آینده‌ای که در اغلب اوقات فرانمی‌رسد، مگر اینکه به دلیل ضرب‌الاجلی که بعضی از کارها دارند، به قول معروف در دقیقه 90 مجبور به انجام آن‌ها شوند. البته آن‌هم به دلیل ضیق وقت، انجام آن‌ها به‌طور ناقص!
2- انجام کارها به‌صورت ناقص
کسانی که در این گروه قرار دارند اغلب افراد کامل‌گرا هستند. این‌ها کار را شروع می‌کنند ولی به دلیل کامل‌گرایی نمی‌توانند آن را به سرانجام برسانند. ممکن است کارهایی که در یک هفته قابل انجام هستند، ماه‌ها و یا حتی سال‌ها طول بکشد. در مواردی هم حتی ممکن است برخی از آن‌ها هیچ موقع به نتیجه نرسند و ناقص رها شوند.
3- انجام کارهای کم‌اهمیت
این گروه از مردم یا به اهمیت هریک از کارهایی که باید انجامشان دهند واقف نیستند، یا با اولویت‌بندی کارها آشنایی ندارند و یا به دلیل تنبلی همیشه به دنبال انجام کارهای ساده و پیش‌پا افتاده هستند.
احتمالاً با ماتریس آیزنهاور آشنایی دارید. در این ماتریس کارها از دو منظرِ اهمیت و فوریت به چهار گروه تقسیم می‌شوند و ترکیب دوبه‌دو آن‌ها راه رسیدن به موفقیت در انجام به‌موقع کارها را به ما نشان می‌دهند.
این کارها عبارت‌اند از:
1- کارهای مهم
2- کارهای غیرمهم
3- کارهای فوری
4- کارهای غیرفوری
ترکیب دوبه‌دو این کارها هم به شرح زیر هستند:
الف. کارهای مهم و فوری
ب. کارهای مهم و غیر فوری
ج. کارهای غیرمهم و فوری
د. کارهای غیرمهم و غیر فوری
ماتریس آیزنهاور چگونه به ما در اولویت‌بندی کارها کمک می‌کند؟
در این ماتریس همان‌طور که می‌بینید تکلیف بعضی از کارها مشخص است. مثلاً مشخص است که گروه چهارم (د) که ترکیب کارهای غیرمهم و غیرفوری است را باید کنار گذاشت. وقت گذاشتن روی این گروه از کارها عملاً وقت تلف کردن است. پس به‌راحتی می‌توانیم (نه تنها می‌توانیم بلکه باید) این کارها را از لیست کارهای خود حذف کنیم.
دومین گروه کم‌اهمیت، ترکیب کارهای غیرمهم و فوری است. درست است که این کارها فوریت دارند ولی چون مهم نیستند، الزامی به انجام آن‌ها نیست.
می‌رسیم به دو ترکیب اول و دوم یعنی کارهای مهم و فوری و همچنین کارهای مهم و غیرفوری. بدیهی است زمانی که هر دو این کارها را در لیست کارهایمان داریم، اولویت با انجام کارهای مهم و فوری است. ولی یک نکته بسیار مهم در روند انجام کارها وجود دارد که بدون توجه به آن موفقیت چندانی نصیب‌مان نخواهد شد. این نکته شاید مهم‌ترین عامل موفقیت افراد موفق در هر زمینه کاری است. پس صِرف لیست کردن کارها براساس ماتریس آیزنهاور و اولویت‌بندی انجام آن‌ها بدون در نظر گرفتن این نکته عملاً ما را از انجام به‌موقع و اصولی کارها بازخواهد داشت.
این نکته مهم چیست؟
همان‌طور که گفتم مهم‌ترین کارها برای قرار گرفتن در اولویت انجام، دو ترکیب کارهای مهم و فوری و همچنین کارهای مهم و غیرفوری هستند. بعد اشاره کردم که در بین این دو نیز اولویت با انجام کارهای مهم و فوری است. ولی این نکته بسیار مهم این است که اغلب کارهایی که هم‌اکنون در گروه کارهای مهم و فوری هستند، همان‌هایی هستند که پیش‌تر در گروه کارهای مهم و غیرفوری بوده‌اند. از این نکته نتیجه می‌گیریم که اگر ما اولویت را به ترکیب کارهای مهم و غیرفوری بدهیم، عملاً در آینده ترکیب کارهای مهم و فوری را نخواهیم داشت و یا تعداد آن‌ها بسیار کم خواهد بود.
بنابراین به‌طور اصولی و با تکیه بر شاخصه‌های ماتریس آیزنهاور مهم‌ترین اولویت و درواقع اولویت اول در انجام کارها با کارهای مهم و غیرفوری است.
نامگذاری هر یک از چهار ناحیه براساس خصوصیاتشان
هریک از این چهار ناحیه را به گونه‌ای دیگر نیز می‌توان نامگذاری کرد. این نامگذاری خود به شیوه‌ای دیگر اولویت هریک از نواحی را به صورت زیر نشان می‌هد:
1. کارهای مهم و فوری: با عنوان ناحیه ضرورت
2. کارهای مهم و غیر فوری: با عنوان ناحیه ذکاوت
3. کارهای غیرمهم و فوری: با عنوان ناحیه بطالت
4. کارهای غیرمهم و غیر فوری: با عنوان ناحیه حماقت
همان‌گونه که از عنوان این نواحی مشخص است، کارهای مهم و فوری، ضروری است هرچه سریعتر انجام شود. کارهای مهم و غیرفوری با عنوان ذکاوت، نیاز به دوراندیشی دارد تا به موقع و با فراغِ بال انجام شوند تا به ناحیه مهم و فوری وارد نشوند. ناحیه کارهای غیرمهم و فوری ناحیه بطالت نامگذاری شده و انجام این کارها باعث اتلاف وقت خواهد بود. و بالاخره انجام کارهای ناحیه غیرمهم و غیرفوری حماقت است. چرا که نه تنها در اولویت انجام قرار نمی‌گیرند، بلکه اصولا هیچ نیازی به انجام آن‌ها نیست.
شما چقدر به اولویت‌بندی کارها باور دارید و کارهایتان را براساس ماتریس آیزنهاور اولویت‌بندی می‌کنید؟ لطفا نظر خودتان در مورد این مطلب را در قسمت دیدگاه‌ها با ما به اشتراک بگذارید.
- نویسنده: رسول اُمید
